Manejo efectivo del tiempo

                        

Mejorar la gestión del tiempo se reduce a establecer los objetivos de lo que deseas lograr dentro de un período de tiempo determinado y priorizar las tareas que necesitan más atención. En esta lección, identificaremos a los ladrones de tiempo más comunes que te hacen ser menos efectivo, así como algunos consejos y trucos para mejorar la gestión de tu tiempo y productividad. Entonces, ¿quién o qué está robando tu tiempo?

En el transcurso del día puede haber muchas distracciones que te alejan de tu trabajo. Pueden ser pequeñas, como contestar llamadas o emails, responder a las preguntas de tus compañeros o, quizás, tareas más concienzudas, pero todas ellas suman. Si estás intentando concentrarte en un ambiente ruidoso, o no tienes el equipo necesario para hacer el trabajo de manera eficaz, puede que sea el propio entorno de trabajo el que te distrae. O podría ser que diversos factores de tu vida te están haciendo menos productivo, como ir y volver de reuniones.

Ya sean los retrasos, los factores externos o las interrupciones las causantes de la desaparición del tiempo en tu día a día, identificar esas distracciones es el primer paso hacia ser más productivo.

Empieza tomando nota de cuánto tiempo te lleva completar tus tareas. Anotar cuánto tiempo inviertes en tus tareas diarias es un paso crucial para asegurarte de que estás aprovechando al máximo el tiempo del que dispones y te permitirá identificar comportamientos o factores como ladrones de tiempo (por ejemplo, alargar reuniones).

Intenta crear un calendario o registro. Los puedes crear usando herramientas online como una hoja de cálculo, o bien con el clásico bloc de notas. La clave del éxito es detallar todo: cada tarea, interrupción, llamada o descansos.

Lo ideal sería recopilar esta información durante un período de tiempo prolongado, digamos una semana o dos, para tener una idea precisa de hacia dónde va tu tiempo.

El siguiente paso es ver cómo minimizar las interrupciones que has identificado. Herramientas de productividad online como Asana, Basecamp y Google Keep, pueden ayudarte a crear una lista de tareas digitales, y así organizar y planificar tu día a día. Algunas incluso te permitirán delegar tareas a otros o enviar recordatorios cuando los plazos de entrega se acerquen. Muchas de estas herramientas son gratuitas y otras tienen versiones gratuitas.

Recuerda ser realista. Tratar de hacer demasiadas cosas puede reducir tu productividad, por no mencionar el estado de ánimo. Empieza priorizando la lista de tareas, ya sea en papel o usando alguna de las herramientas online que hemos mencionado. Marcar las tareas de tu lista como realizadas es una gran motivación y te impulsará a seguir adelante.

Aquí hay cinco consejos que puedes integrar en tu rutina para ayudarte a aumentar tu productividad:

1. Concéntrate en las reuniones. Procura evitar reuniones innecesarias en las que no eres imprescindible o no te benefician. Tu tiempo es valioso, úsalo sabiamente. Si eres el que organiza la reunión, establece expectativas claras, proporciona los materiales de referencia por adelantado y comienza y termina a tiempo.

2. Crea una lista de tareas diarias. Adquiere el hábito de crear una lista de prioridades de todas las cosas que necesitas lograr cada día.

3. Descansa. Sentarte en tu mesa todo el día puede parecer productivo, pero tomarte 5 o 10 minutos de descanso cuando te sientes cansado puede aumentar tu concentración, especialmente si te estiras o te mantienes activo.

4. Elimina las distracciones. Informa a la gente de que no deseas ser molestado o muévete a otra parte del despacho para así mantener las distracciones al mínimo.

5. Duerme. La falta de sueño puede afectar a tu forma de trabajar, así que trata de dormir bien para estar fresco al día siguiente.

Ser más productivo no significa necesariamente que las distracciones diarias vayan a desaparecer. Todavía tendrás que contestar emails, responder preguntas e ir a reuniones, pero debes ser capaz de ser lo más efectivo posible entre unas tareas y otras.

Trabajar para mejorar la gestión de tu tiempo puede ser beneficioso tanto personal como profesionalmente, desde reducir estrés y minimizar errores hasta permitirte ser más productivo. Piensa en los ladrones de tiempo de tu día a día y valora qué puedes hacer para minimizarlos.