Priorización y Delegación

Actualmente, la gente esta más ocupada que nunca, y cuando tienes una lista de tareas

larguísima, el trabajo puede resultar abrumador. Ahí es donde la priorización y su fiel

compañera, la delegación, pueden ayudarte.

En este tema, estudiaremos los beneficios de priorizar y delegar, además de darte las ideas

que te ayuden en la gestión diaria de tus tareas.

Hay muchos escenarios donde el tiempo es crítico, tanto si estás en proceso de aprender

una nueva habilidad, como empezando en un nuevo trabajo o dirigiendo tu propia empresa.

Esta es la razón por la que priorizar es la clave del éxito:

- Te permite enfocarte en las tareas más importantes, creando una sensación de propósito y

claridad.

- Hace que tu carga de trabajo sea más manejable al dividirla en partes que son más fáciles

de completar.

- Facilita la eficiencia y te ayuda a invertir mejor tu tiempo.

- Te ayuda a identificar áreas problemáticas, dándote la oportunidad de revisar, eliminar o

delegar tareas.

Entonces, ¿cómo priorizas la carga de trabajo? Echemos un vistazo a la Matriz Eisenhower.

La Matriz Eisenhower está compuesta por cuatro secciones basadas en la importancia y la

urgencia, que te permiten alinear tus acciones con objetivos o metas específicas. Al determinar

la tarea más urgente, eres capaz de ordenar la carga de trabajo de manera eficiente para que

tu día sea más productivo.

Empieza por enumerar las tareas. Esto podría incluir escribir un nuevo post o el seguimiento

de un cliente potencial. A continuación, ordena las tareas en los cuatro cuadrantes de la matriz.

Dónde estén colocadas dependerá de cómo clasificaste las tareas en una escala de

importancia.

Urgente e importante: Estas son tareas que debes completar inmediatamente, como revisar

un informe importante que necesita ser publicado lo antes posible.

Importante pero no urgente: Estas tareas se deben programar para completar más tarde.

Por ejemplo, organizar una llamada de seguimiento con un proveedor potencial dentro de

unas semanas.

Urgente pero no importante: Estas tareas se deben delegar a otra persona. Por ejemplo,

programar horarios de reuniones.

Ni urgente ni importante: Esto puede incluir distracciones como salir a comprar la nueva

decoración de la oficina. Puedes borrar estas tareas por completo de tu lista al completar la

matriz.

Trata de limitar tus tareas a 10 tareas por cuadrante y trata de completar las que ya existen

antes de añadir otras nuevas.

Una vez hayas ordenado tu carga de trabajo en función de las prioridades, puede ser obvio

que el cumplir algunos de los plazos no dependa solo de ti. Aquí es donde delegar puede

ser de gran ayuda.

Asignando la responsabilidad de completar tareas específicas a otras personas en grandes

proyectos, el trabajo puede completarse más eficazmente. La clave para recordar cuándo

delegar es tener en cuenta las fortalezas de las personas. Debes asegurarte de explicar

claramente a cada persona lo que necesitas de ella, fijar una fecha límite clara y verificar

periódicamente el progreso del proyecto para asegurarte de que va todo bien.

Cuando se trate del volumen de trabajo, intenta implementar los consejos de este tema para

que puedas revisar que cumples las tareas de manera más rápida y eficiente. Piensa en tu

volumen de trabajo actual y mira si la Matriz Eisenhower puede ayudarte a ser más

productivo y organizado en el trabajo.